۸ تا از ویژگی های مهم اتوماسیون اداری

امروزه با پیشرفت تکنولوژی، تسریع کارها و پیچیده تر شدن فرآیند های سازمانی، وجود نرم افزاری جامع جهت کمک به مدیریت درست یک سازمان مورد نیاز است. به همين دليل مديران براي بهبود سطح مديريتی و نظارت بهتر بر عملكرد پرسنل و در نتيجه سرعت كار و به سمت سيستم‌هاي سازمانی روی آورده اند.

نرم افزار اتوماسیون اداری به عنوان یک ابزار مهم در انجام امور سازمانی و بین سازمانی در سال های اخیر استفاده شده و توجه بسیاری از مدیران و صاحبان کسب و کارهای مختلف را برای انتخاب بهترین شیوه مدیریتی و اداره سازمان خود متمرکز کرده است ، به همين دليل مديران براي بهبود سطح مديريتی و نظارت بهتر بر عملكرد پرسنل و در نتيجه سرعت كار به سمت سيستم‌های سازمانی روی آورده اند.

نرم افزار اتوماسیون اداری با خودکار سازی فرآیند های سازمانی و مکاتبات اداری علاوه بر کمک به مدیریت درست سازمان باعث صرفه جویی در سازمان می شود , این صرفه جویی شامل کاهش مصرف کاغذ در سازمان، کاهش مراجعه ارباب رجوع و در نتیجه استفاده درست از نیروها است و به طور خلاصه سیستم اتوماسیون اداری به کسب و کارها کمک می کند تا کارها را با کم ترین خطا و سریع تر انجام دهند.

پس اگر از ما بپرسید که نرم افزار اتوماسیون اداری چیست ؟ باید بگوییم یکی از نرم افزارهای اداری کاربردی در سازمان ها و شرکت ها است , که برای مدیریت مکاتبات، گردش کارها و مستندات استفاده می شود.

البته که همه این موارد منوط به کامل بودن سیستم و استقرار درست و صحیح اتوماسیون اداری در سازمان می باشد. در این مقاله قرار است برخی از مهم ترین قابلیت و ویژگی های بهترین نرم افزار اتوماسیون اداری بیان نماییم .

مهم ترین ویژگی های نرم افزار اتوماسیون اداری

چند تا از مهم ترین قابلیت های اتوماسیون اداری که باید به آن توجه کرد شامل :

امکان اجرا بر روی تمام سیستم عامل ها

یکی از مهم ترین قابلیت های اتوماسیون اداری, اجرا و نصب بر روری تمام سیستم عامل ها است . محدود بودن به سیستم عامل و عدم امکان نصب بر روی سیستم عامل های امن مانند لینوکس در دراز مدت می تواند مشکلات زیادی برای سازمان ها داشته باشد .

استفاده در سازمان ها با هر ابعادی

یکی از قابلیت های مهم سیستم اتوماسیون اداری این است که امکان نصب در سازمان های مختلف با ابعاد و با گردش کار متفاوت داشته باشد . به این معنا که قابلیت سفارشی سازی نرم افزار اتوماسیون اداری در تمام سازمان ها در هر حوزه فعالیت و ابعادی وجود داشته باشد.

گزارش گیری از نرم افزار

یکی دیگر از قابلیت های نرم افزار اتوماسیون اداری امکان گزارش گیری از ثبت اسناد و کارکرد کارکنان، قابلیت ارائه گزارش از تعداد نامه های ارسال و دریافت شده، تعداد ارجاعات، مکاتبات برون سازمانی و … است . بدون گزارش گیری از نرم افزار شما چگونه متوجه می شوید که اتوماسیون اداری در سازمانتان نتیجه می دهد ؟

وجود این قابلیت در نرم افزار اتوماسیون اداری به مدیران این امکان را می دهد تا از امورات مجموعه اطلاعات دقیقی داشته باشند

تحت وب

یکی از قابلیت های مهم, تحت وب بودن نرم افزار است . با نرم افزار اتوماسیون اداری تحت وب دیگر لازم به نصب نرم افزار بر روی سیستم عامل نیست , همچنین نیازی به حضور افراد به ویژه مدیران جهت امضا یا تایید نامه ها نمی باشد و افراد می توانند از هر نقطه ای کارتابل خود را بررسی کرده و اقدامات لازم را انجام دهند.

یکپارچگی با نرم افزارهای سازمانی 

یکی از مشکلاتی که سازمان ها با آن رو به رو هستند عدم امکان استفاده از نرم افزار اتوماسیون اداری همگام با نرم افزار های دیگه سازمان است . قابلیت مهمی که در هنگام خرید نرم افزار اتوماسیون اداری باید به آن توجه کنید امکان اتصال یا یکپارچه سازی نرم افزار اتوماسیون اداری با سیستم های دیگر مانند حسابداری و حضور و غیاب و .. است .

طبقه بندی اسناد و نامه ها

یک نرم افزار اتوماسیون اداری خوب باید به شما امکان طبقه بندی اسناد از نظر محرمانگی و دسترسی افراد مطابق با نیاز سازمان را بدهد.

امکان تعریف کاربران نامحدود

یکی از قابلیت های مهمی که باید به آن توجه داشته باشید تعریف و استفاده کاربران از سیستم است که , مدیر سیستم نگرانی بابت تعریف کاربران و استفاده همزمان کاربران روی نرم افزار را نداشته باشد .

قابلیت فرم ساز

BPMS یا نرم افزار مدیریت فرایندهای کسب و کار در نرم افزار اتوماسیون اداری امکان ایجاد و طراحی فرم، قرار دادن آن در گردش کاری از پیش تعیین شده و کنترل آن پیشرفت کار فراهم می کند. این قابلیت در نرم افزار اتوماسیون اداری از مزیت های مهم این نرم افزار به شمار می آید.

شرکت سماتوس با پیش از ۱۵ سال سابقه موفق در زمینه پیاده سازی اتوماسیون اداری و مدیریت فرایند (bpms) و با ارائه قابلیت و ماژول های مختلف در نرم افزار اتوماسیون اداری پیوند , توانسته است به طیف وسعی از مشتریان دولتی و خصوصی درابعاد و حوزه های مختلف خدمت رسانی کند .

اگر مایل به کارکردن با اتوماسیون اداری پیوند هستید میتوانید از طریق سایت این مجموعه و پرکردن فرم درخواست دمو ، رایگان و به مدت محدود با نرم افزار اتوماسیون اداری پیوند کار کنید.همچنین برای افرادی که به خرید نرم افزار اتوماسیون اداری پیوند علاقه دارند تا پایان مرداد ماه 1403 تخفیف ویژه ایی در نظر گرفته شده است که برای اطلاعات بیشتر به سایت مراجعه فرمایید.