دستگاه حضور و غیاب چگونه کار میکند؟

دستگاه حضور و غیاب چیست؟

دستگاه حضور و غیاب یک سیستم الکترونیکی است که برای ثبت و نگهداری اطلاعات مربوط به حضور و غیاب کارکنان در سازمان ها، شرکت ها و سایر محیط های کاری استفاده می‌شود.

این دستگاه معمولاً شامل یک دستگاه خواننده کارت، یا بیومتریکی (مانند اثر انگشت، تشخیص چهره و …) و یک نرم‌افزار مدیریت حضور و غیاب است. با استفاده از این دستگاه، کارکنان می‌توانند با استفاده از کارت حضور یا با تأیید بیومتریکی خود، ورود و خروج خود را ثبت کنند.

در نرم‌افزار مدیریت حضور و غیاب، اطلاعات ثبت شده توسط دستگاه دریافت و ذخیره می‌شود. این اطلاعات شامل زمان حضور و خروج کارکنان، تاخیرهای حاصله، مجموع ساعات کارکرد، مرخصی‌ها، تأخیرهای غیرموجه، مرخصی‌های استفاده شده و سایر اطلاعات مربوط به حضور و غیاب کارکنان است.

استفاده از دستگاه حضور و غیاب به سازمان‌ها کمک می‌کند تا به طور دقیق تر، سریع تر و بهینه تر مدیریت حضور و غیاب کارکنان خود را انجام دهند.

انواع دستگاه حضور و غیاب

دستگاه‌های حضور و غیاب برای ثبت وقت حضور و غیاب کارمندان در محل کار استفاده می‌شوند. برخی از انواع دستگاه حضور و غیاب عبارتند از:

دستگاه‌های اثر انگشتی: این دستگاه‌ها با استفاده از اثر انگشت کارمندان آن‌ها را شناسایی و وقت حضور و غیاب آن‌ها را ثبت می‌کنند.

دستگاه‌های کارت خوان: این دستگاه‌ها با استفاده از کارت حضور و غیاب، کارمندان را شناسایی و وقت حضور و غیاب آن‌ها را ثبت می‌کنند.

دستگاه‌های تشخیص چهره: این دستگاه‌ها با استفاده از تصویر چهره کارمندان، آن‌ها را شناسایی و وقت حضور و غیاب آن‌ها را ثبت می‌کنند.

دستگاه‌های GPS: این دستگاه‌ها به کارمندان امکان می‌دهند تا با استفاده از گوشی همراه خود، موقعیت جغرافیایی خود را در محل کار ثبت کنند.

دستگاه‌های رمز عبور: این دستگاه‌ها با استفاده از رمز عبور کارمندان، آن‌ها را شناسایی و وقت حضور و غیاب آن‌ها را ثبت می‌کنند.

همچنین، برخی از دستگاه‌های حضور و غیاب به صورت دستی و براساس امضای کارمندان بر روی برگه‌های حضور و غیاب نیز عمل می‌کنند.

دستگاه حضور و غیاب چگونه کار میکند؟

دستگاه حضور و غیاب به طور کلی به منظور ثبت زمان حضور و غیاب کارمندان در محل کار استفاده می‌شود. روش کار دستگاه حضور و غیاب به وسیله نوع دستگاه مورد استفاده متفاوت است، اما روش کار عمومی دستگاه‌های حضور و غیاب به شکل زیر است:

شناسایی کارمند: در ابتدا کارمند با استفاده از روش‌های مختلف مانند اثر انگشت، کارت حضور و غیاب، تصویر چهره و یا رمز عبور، توسط دستگاه حضور و غیاب شناسایی می‌شود.

ثبت زمان حضور یا غیاب: پس از شناسایی کارمند، دستگاه حضور و غیاب به صورت خودکار و یا با فشردن یک دکمه توسط کارمند، زمان حضور یا غیاب او را در سیستم ثبت می‌کند.

ذخیره و ارسال اطلاعات: پس از ثبت زمان حضور یا غیاب، دستگاه حضور و غیاب اطلاعات ثبت شده را در حافظه داخلی یا روی یک سرور ذخیره می‌کند و در صورت نیاز این اطلاعات به سیستم‌های مدیریتی منتقل می‌شوند.

بعضی از دستگاه‌های حضور و غیاب همچنین امکاناتی مانند ثبت مرخصی، ثبت تأخیر، ثبت اضافه کاری و یا مدیریت تعطیلی‌های رسمی و غیررسمی را نیز دارا می‌باشند.

چگونه روی دستگاه حضور و غیاب بیومتریک  ثبت تردد و معرفی کاربر انجام میشود؟

دستگاه حضور و غیاب بیومتریک سیستمی است که افراد را بر اساس ویژگی‌های فیزیولوژیکی آنها مانند اثر انگشت، تصاویر صورت، اسکن عنبیه یا سایر ویژگی‌های بیولوژیکی منحصربه‌فرد شناسایی می‌کند. نحوه کار برای معرفی کاربران و ثبت ترافیک در دستگاه حضور و غیاب بیومتریک به شرح زیر است:

ثبت نام کاربر: اولین قدم ثبت اطلاعات کاربر در سامانه حضور و غیاب بیومتریک است. این شامل نام، نام خانوادگی، شماره کارمند و ویژگی های فیزیولوژیکی کاربر است. دستگاه حضور و غیاب بیومتریک برای ثبت ویژگی های فیزیولوژیکی، مانند اثر انگشت یا تصاویر چهره، از حسگرهای مختلفی استفاده می کند.

شناسایی کاربر: پس از ثبت اطلاعات کاربر، دستگاه حضور و غیاب بیومتریک از ویژگی های فیزیولوژیکی کاربر برای شناسایی آنها استفاده می کند. به عنوان مثال، اگر دستگاه از حسگر اثر انگشت استفاده می کند، زمانی که کاربر اثر انگشت خود را روی سنسور قرار می دهد، دستگاه ابتدا ویژگی های فیزیولوژیکی اثر انگشت را تشخیص می دهد و سپس کاربر را بر اساس آن اطلاعات شناسایی می کند.

ثبت تردد: پس از شناسایی کاربر، دستگاه حضور و غیاب بیومتریک به صورت خودکار زمان ورود یا خروج وی را در سامانه ثبت می کند. به عنوان مثال، اگر کارمندی به محل کار خود برسد و اثر انگشت خود را روی حسگر بگذارد، دستگاه حضور و غیاب بیومتریک زمان ورود او را ثبت می کند. به همین ترتیب، هنگامی که کارمند خارج می شود، دستگاه زمان خروج آنها را ثبت می کند.

دستگاه حضور و غیاب بیومتریک همچنین می تواند گزارش هایی در مورد حضور و غیاب، مرخصی و اضافه کاری تولید کند و پیگیری ساعات حضور و غیاب کارکنان را برای مدیران آسان تر می کند.

چگونه اطلاعات را از دستگاه حضور و غیاب تخلیه کنیم؟

برای تخلیه اطلاعات دستگاه حضور و غیاب، معمولا از دو روش استفاده می‌شود:

استفاده از کابل USB: برخی از دستگاه‌های حضور و غیاب با یک پورت USB برای اتصال به کامپیوتر یا لپ تاپ همراه شده‌اند. برای تخلیه اطلاعات دستگاه، کابل USB را به دستگاه و کامپیوتر متصل کرده و نرم‌افزار مربوطه را اجرا کنید. سپس با استفاده از نرم‌افزار، می‌توانید اطلاعات حضور و غیاب را از دستگاه به کامپیوتر منتقل کنید.

استفاده از شبکه: برخی دستگاه‌های حضور و غیاب به یک شبکه متصل شده‌اند و می‌توان اطلاعات آن‌ها را به‌صورت آنلاین به کامپیوتر منتقل کرد. برای این منظور، نرم‌افزار مربوطه را بر روی کامپیوتر نصب کرده و دستگاه را به شبکه متصل کنید. سپس با استفاده از نرم‌افزار، می‌توانید به راحتی اطلاعات حضور و غیاب را از دستگاه به کامپیوتر منتقل کنید.

در هر دو روش، پس از تخلیه اطلاعات دستگاه حضور و غیاب، می‌توانید از طریق نرم‌افزار مربوطه، گزارشات مختلفی را ایجاد و بررسی کنید.