چگونه با دیگران ارتباط موثر داشته باشیم / نکات کاربردی و توصیه‌های عملی
ارتباط با دیگران به نظر موضوع ساده‌ای است و همه ما خود را در آن متخصص می‌دانیم. از کودکی تا به حال حرف زده‌ایم و معمولاً گفت و گو کردن را امری طبیعی می‌دانیم. زمانیکه شاد هستیم و خود را به کسی نزدیک احساس می‌کنیم ارتباط برقرار کردن کار دشواری به نظر نمی‌رسد. هم ما احساس خوبی داریم و هم طرف مقابل و همه چیز به ظاهر خوب و بی‌کم و کاست است.
اما وقتی تضادی مطرح می‌شود یا اختلافی وجود دارد، آن وقت است که باید مهارت کلامی خود را مورد قضاوت قرار دهیم. در حالت عصبانیت چگونه گفت و گو می‌کنیم؟ با اشخاصی که از ما عصبانی هستند چگونه حرف می‌زنیم؟ با انتقاد چه می‌کنیم؟ وقتی طرف مقابل ما غیر منطقی است و به حرف‌های ما گوش نمی‌دهد چه می‌گوییم؟ در شرایط احساس رنجش، چگونه ارتباط برقرار می‌کنیم؟
به گزارش سواد زندگی، افرادی که در این مواقع بتوانند به خوبی و به گونه‌ای موثر ارتباط برقرار کنند، کم‌شمارند، حال آن که دقیقاً در همین مواقع است که نقش ارتباط خوب حیاتی می‌شود.
ارتباط موثر
ارتباط بین فردی
بنا به تعریف روابط بین فردی فرایندی است که در آن یک فرد اطلاعات و احساسات خود را از طریق پیام‌های کلامی و غیرکلامی به یک فرد یا افراد دیگر می‌رساند. این توانایی موجب تقویت رابطه گرم و صمیمی با دیگران و رفع تضادها و تعارض‌ها می‌شود. این نوع مهارت در دوستان نسبت به اعضای خانواده و در زنان نسبت به مردان بیشتر است.
ارتباط مؤثر و نامؤثر چیست؟
وسیله انتقال اطلاعات بین افراد است.
راه نشان دادن احساسات به دیگران است.
بهترین راه تصحیح سوء تفاهم‌ها است.
پیش شرط هر نوع آموزش موثر است.
لازمه رشد یک اجتماع است.
در نقطه مقابل ارتباط ناموثر:
باعث ایجاد سوء تفاهم می‌شود.
منجر به نارضایتی، احساس تنهایی و بروز تعارض در افراد خانواده و جامعه می‌شود.
در طول زمان اعتمادبه‌نفس فرد را مختل می کند.
احساس درماندگی و در نتیجه آسیب‌های اجتماعی و روانی ایجاد می کند.
توانایی فرد را برای مقابله با مشکلات زندگی کاهش می دهد.
انواع ارتباط
کلامی:
شامل صورتی از ارتباط است که به طور اختصاصی با کلام و فرآیند بیان کلامی همراه است و ویژگی های آن را چگونگی شروع صحبت و نحوه جمله‌بندی تعیین می کند.
غیرکلامی:
به جنبه‌هایی غیر از محتوای کلامی مربوط می‌شود و شامل مواردی چون تن صدا، آهنگ صدا، تماس چشمی، حالات چهره‌ای، ژست‌ها، حالات بدنی و گوش دادن می شود.
روند برقراری ارتباط موثر
یک گام مهم در برقراری ارتباط موثر آن است که شما موانع موجود در هر یک از مراحل فوق و اجزای تشکیل‌دهنده ارتباط را به خوبی شناسایی و برطرف کنید. به عنوان مثال اگر پیام شما طولانی، سازمان نایافته و همراه با خطاهای متعدد باشد، نباید انتظار داشته باشید که پیام‌تان به خوبی درک یا تفسیر شود. استفاده نابجا از کلمات و یا زبان بدن و در نظر نگرفتن شرایط گیرندگان پیام و موقعیتی که پیام در آن منتقل می‌شود، می‌تواند مفهوم پیام را مختل کرده و مانع برقراری ارتباط موثر شود.
موانع برقراری ارتباط
برخی از موانع ارتباط موثر عبارتند از:
گوش ندادن
مسخره کردن
فریاد زدن یا با صدای بلند سخن گفتن
انتقاد یا تحقیر کردن افراد
خشمگین شدن
احساس خود را صادقانه بیان نکردن
پیام‌های منفی غیرکلامی(مثل بی‌اعتنایی، عدم توجه و حالت تدافعی)
اخم کردن یا روی درهم کشیدن
حرف دیگری را قطع کردن
دروغ گفتن
تهدید کردن
متهم کردن یا مقصر شناختن
ارزیابی‌های شتابزده و نتیجه‌گیری‌های عجولانه
پیش داوری و نگرش سوگیرانه
تعصبات و تفکرات قالبی و خشک
راهکارهای برقراری یک ارتباط موثر
شنونده خوبی برای آنچه طرف تعامل شما می‌گوید باشید. اغلب ما آنچنان درگیر افکار و احساسات خود هستیم که واقعاً به آنچه دیگران می‌گویند گوش نمی‌دهیم.
به فرستنده بفهمانید که به او گوش می‌دهید (از طریق زبان بدن یا اصوات دلگرم کننده مثل«آها»).
تکرار و انعکاس آنچه که سخنگو می‌گوید.
انتخاب زمان مناسب برای صحبت.
برقراری ارتباط غیر کلامی مانند: تکان دادن سر، تماس چشمی خوب و حالات چهره‌ای خوشایند.
سعی در پی بردن به احساس دیگران.
ارائه راه حل‌های احتمالی.
ادا کردن آنچه که گفته شد تا مطمئن شوید منظور را به درستی فهمیده‌اید.
ارائه فیدبک یا بازخورد دلگرم کننده همراه با تحسین.
مثبت‌نگر باشید، حتی اگر با چهره انتقادی یا خشک از طرف مقابلتان روبرو شدید، به موقعیت و برقراری ارتباط با دیدی مثبت بنگرید.
راحت و آرام باشید، چون داشتن احساساتی مثل اضطراب و ناراحتی، این برداشت را به طرف مقابلتان القا خواهد کرد که شما از اعتماد به نفس یا دانش کافی برخوردار نیستید.
خودتان باشید و از گرفتن نقش‌ها یا ژست‌های مصنوعی که گمان می‌کنید جلوه بهتری از شما ارائه می‌دهد، اجتناب کنید.
رفتاری همراه با فروتنی و ادب داشته باشید و از کوچک شمردن، بی‌اهمیت دانستن و تمسخر بحث با طرف مقابلتان پرهیز کنید.
نکات کاربردی برای ایجاد یک ارتباط موثر
با توجه به موانعی که بر سر راه ارتباط قرار دارد و به آنها اشاره شد، یکی ازمسائل اساسی در جامعه ما ارتباط با دیگران است. افراد برای از میان برداشتن این موانع چه میتوانند بکنند ؟
از نتیجه‌های بازخورد شده استفاده کنید
اگر فردی از طرف مقابل خود بپرسد: (آیا آنچه را که گفتم متوجه شدی؟) پاسخی که به او داده می‌شود، نمایانگر نتیجه‌ای است که بازخورد می‌شود. واژه یا کلمه (آری) یا (خیر) نمونه‌ای از نتیجه بازخورد شده است و بهتر است که فرد از مخاطب بخواهد که آن را به زبان خود بازگو کند. اگر آنچه بازگو می‌شود بیانگر چیزی باشد که مورد نظر فرد بوده است، در آن صورت باید گفت که تفاهم و درک مطلب عالی بوده است.
در گوش دادن مهارت لازم را کسب کنید
تحقیقات نشان می‌دهد حدود ۶۰% از سوء تفاهم‌ها و اختلافات ناشی از خوب گوش نکردن است.
نکات زیر می‌تواند به افراد کمک کند تا بهتر گوش بدهند:
به چشمان گوینده نگاه کنید. ما با گوش‌های خود می‌شنویم، ولی قضاوت مردم درمورد گوش دادن ما این است که آیا به چشمان آنان نگاه می‌کنیم یا خیر. تماس دو چشم باعث می‌شود که سخنگو مورد توجه قرار گیرد.
با حرکات چشم و ابرو گفته‌های او را تائید کنید. یک شنونده خوب از طریق حرکات غیرگفتاری می‌کوشد تا گفته‌های گوینده را تائید کند. سر تکان دادن به علامت مثبت و نگاه کردن در چشمان گوینده باعث می‌شود این پیام به او مخابره شود که فرد با تمام وجود به او گوش می‌دهد.
از حرکات اضافی پرهیز کنید. کارهایی چون نگاه کردن به ساعت، ورق زدن کاغذ، بازی کردن با خودکار، امضاء یا پاراف نامه‌ها، صحبت کردن با تلفن، نشان دهنده خستگی و بی‌علاقگی شنونده و ایجاد احساس مزاحمت در گوینده است.
پرسش‌هایی را مطرح کنید. پرسش متضمن این است که شخص مطالب را فهمیده است، آنها را تجزیه و تحلیل نموده و به گوینده اطمینان می‌دهد درحال گوش دادن است.
تفسیر کنید. کسی که بصورت دقیق گوش می‌دهد، از چنین جملاتی استفاده می‌کند: (فکر می‌کنم شما می‌گویید…) یا (مقصود شما این است که ….).
حرف گوینده را قطع نکنید. اجازه بدهید گوینده کلام خود را به پایان برساند و پس از آن پرسش‌های خود را مطرح کنید. هیچ گاه سعی نکنید حدس بزنید که افکار گوینده متوجه چیست.
در صحبت کردن زیاده روی نکنید. بیشتر افراد تمایل دارند که بیشتر حرف بزنند و نظرات خود را ابراز نمایند و کمتر به حرف‌های دیگران گوش دهند. حرف زدن لذت بخش‌تر است و سکوت موجب ناراحتی است، ولی نمی‌شود به صورت همزمان هم حرف زد و هم گوش داد.
کنترل احساسات
اگر ما درباره مساله‌ای برآشفته شده و دچار احساسات شویم، نمی‌توانیم پیام‌ها را به شکل صحیح دریافت کنیم و احتمالا نمی‌توانیم حرف و مقصود خود را به درستی بیان کنیم. در این حال چه باید بکنیم ؟ بهترین راه این است که چنانچه دچار احساسات شدیم، اندکی تامل کرده و منتظر شویم تا به وضع عادی برگردیم.
به ارتباطات غیرگفتاری توجه کنید
پیام‌های غیر گفتاری دارای وزن نسبتاً زیادی هستند. با توجه به این واقعیت، کسی که بخواهد ارتباطی اثر بخش را برقرار نماید، باید به ارتباط غیرکلامی هم توجه کند و بداند که آنها نیز همان پیام مورد نظر را مخابره می‌کنند.
در سطح دیگران ظاهر شوید
افراد درصورتی میتوانند ارتباط زیبا و موثری با دیگران برقرار سازند که به شرایط روحی، روانی و ذهنی مخاطب توجه کنند، استعدادها و سلایق مخاطب خود را بشناسند، به موقعیت فردی و اجتماعی، جنسیت و سن و سال او توجه کرده و به زبان ساده سخن بگویند.
خود را خلع سلاح کنید
حتی اگر معتقدید سخنان طرف مقابل شما به کلی اشتباه، غیرمنطقی یا غیرمنصفانه است، نکته مثبتی در عباراتش بیابید. اما طوری جواب دهید که حتی در صورت پذیرش انتقاد، احترام و شأن و عزت نفستان حفظ شود.
با مخاطب خود همدلی کنید
خود را جای طرف مقابل بگذارید و مساله را از دریچه چشم او نگاه کنید. برای این کار حرف‌های او را خلاصه کنید، احساساتش را تائید نمایید و برای تائید احساساتش پرس و جو کنید: «مثل اینکه از من ناراحتـی، همین‌طوره؟»
از عبارت «من احساس می‌کنم» استفاده کنید
احساسات خود را با عباراتی که مفهوم من احساس می‌کنم را تداعی می‌کند، ابراز کنید (مانند: ناراحتم) و از به کاربردن عباراتی که با خطاب به تو شروع می‌شود (مانند: تو اشتباه می‌کنی، تو مرا خشمگین می‌کنی) خودداری کنید. اجازه دهید مخاطب شما بداند اگر جای او بودید چه احساسی داشتید: (اگر این مشکل برای من هم پیش می‌‌آمد، احساس شما را داشتم).
